HR agenda a předání agendy

Zástup
Podle uživatele
- Agenda uživatele
Předání kompletní agendy
Podle proměnné
Logy

HR agenda slouží k tomu, aby práce nezůstala ležet, když někdo chybí nebo odchází. Nastavíte v ní zástupy za ostatní, uvidíte, kolik případů, úkolů a proměnných na kom visí, a jeho agendu předáte jinému uživateli. Stránku vidí administrátor a HR manažer (role $HRmanager). Otevřete ji v Administraci dlaždicí HR agenda.

Č.	Prvek	K čemu slouží
1	Zavřít	Vrátí vás do Administrace.
2	Zástup	Zástupy všech uživatelů. Záložku vidí jen uživatel s rolí $HRmanager.
3	Podle uživatele	Agenda jednotlivých uživatelů a její předání.
4	Podle proměnné	Business proměnné v případech, ve kterých je uvedený uživatel.
5	Logy	Záznam změn provedených v HR agendě.
6	Aktivní	Zástupy, které ještě neskončily.
7	Ukončené	Zástupy, jejichž poslední den už uplynul. Jen pro čtení.
8	Vytvořit zástup	Otevře okno pro nový zástup.
9	Oprávnění	Text „Uživatel má oprávnění vkládat dokumenty a poznámky“, pokud zástupce smí přikládat dokumenty a poznámky.
10	Akce řádku	Upravit, Kopírovat a Smazat. Jen na záložce Aktivní.

Tabulka zástupů má dále sloupce Zastupovaný, Zástupce, Od a Do a je seřazená podle data Od. Na všech záložkách kromě Zástupu je vpravo nahoře také tlačítko Předání kompletní agendy.

Kdo vidí záložku Zástup
Zástupy za ostatní nastavuje jen HR manažer. Administrátor bez role $HRmanager záložku Zástup nevidí a HR agenda se mu otevře na záložce Podle proměnné.

Zástup

Zástup za jiného uživatele nastavíte tlačítkem Vytvořit zástup. Funguje stejně jako zástup, který si uživatel nastavuje sám, jen vybíráte i zastupovaného.

Pole	K čemu slouží
Zastupovaný	Povinné. Kdo bude chybět.
Zástupce	Povinné. Kdo ho bude zastupovat.
Od	Povinné. První den zástupu.
Do (včetně)	Povinné. Poslední den zástupu, platí celý. Nesmí být před datem Od.
Práva vkládat dokumenty a poznámky	Zástupce smí do případů zastupovaného přikládat dokumenty a poznámky. Ve výchozím stavu zaškrtnuté.
Kopírovat, koš	Ikony vpravo zkopírují nebo smažou řádek.
Přidat další zástup	Další řádek, takže v jednom kroku nastavíte víc zástupů.
Uložit zástup	Uloží všechny řádky.

Zástupy jednoho uživatele se nesmějí překrývat, TAS to kontroluje mezi řádky okna i proti už uloženým zástupům. Po uložení dostane zástupce i zastupovaný e-mail, ve kterém je uvedeno, kdo zástup nastavil.

V nabídce řádku aktivního zástupu jej Upravíte (také dvojklikem), Zkopírujete do nového okna s předvyplněnými údaji, nebo Smažete.

Podle uživatele

Přehled uživatelů, na kterých visí nějaká agenda. Hodí se hlavně při odchodu zaměstnance.

Č.	Prvek	K čemu slouží
1	Předání kompletní agendy	Otevře okno pro předání celé agendy jednoho uživatele druhému.
2	Zamčení uživatelé, Aktivní uživatelé, Všichni uživatelé	Které uživatele chcete vidět. Výchozí jsou zamčení uživatelé, tedy typicky ti, kdo odešli a agendu ještě nepředali.
3	Případy, Úkoly, Proměnné	Co se má počítat.
4	Vyhledávání	Filtruje uživatele podle jména.
5	Karta uživatele	Jméno a počet položek. Po klepnutí se otevře agenda uživatele.

Počet na kartě znamená:

Případy: případy, jejichž je uživatel vlastníkem.
Úkoly: aktivní, čekající a odložené úkoly v běžících a pozastavených případech, jejichž je uživatel řešitelem.
Proměnné: business proměnné typu uživatel v aktivních případech, ve kterých je uživatel uvedený.

Agenda uživatele

Okno má záložky Případy, Úkoly, Proměnné a pod volbou Více také Řešitel úkolu a Vlastník případu. Řádky, které chcete předat, zaškrtněte. Tlačítko vpravo nahoře se mění podle záložky: Předat případy, Předat úkoly, Předat proměnné, Změna řešitele úkolu nebo Změna vlastníka případu. Dole je tlačítko Předání kompletní agendy pro tohoto uživatele.

Po klepnutí na tlačítko pro předání zvolíte, zda předáváte Jen vybrané řádky, nebo všechny, a v poli Předat uživateli vyberete nového uživatele. U proměnných můžete zaškrtnout Přidat přístup k případu. Bez něj nový uživatel nahradí původního v proměnné, ale k případu nedostane přístup.

Předání kompletní agendy

Pole	K čemu slouží
Uživatel	Povinné. Čí agendu předáváte. Když okno otevřete z agendy uživatele, je vyplněný.
Předat uživateli	Povinné. Kdo agendu převezme. Musí být aktivní.
Potvrdit předání	Po dalším potvrzení „Opravdu chcete předat kompletní agendu…?“ provede předání.

Předání proběhne najednou, buď celé, nebo vůbec. TAS při něm:

Předá vlastnictví případů. Nový uživatel se stane vlastníkem všech případů původního uživatele a dostane k nim práva, stejně jako jeho manažeři. Původní vlastník práva z vlastnictví ztratí. Do historie případu se zapíše, že vlastníka změnilo HR.
Předá úkoly. Všechny aktivní, čekající a odložené úkoly v běžících a pozastavených případech, jejichž řešitelem byl původní uživatel, dostane nový uživatel. Úkol se přiřadí i k jeho organizační jednotce a změna se zapíše do historie úkolu.
Předá business proměnné. Ve všech aktivních případech, kde je původní uživatel uvedený v business proměnné typu uživatel, se nahradí novým uživatelem. Nový uživatel a jeho manažeři dostanou přístup k případu. Změna se zapíše do historie případu.

Co předání nemění
Předání kompletní agendy nemění role, kompetence, organizační jednotku, vedení organizačních jednotek, zástupy ani vlastnictví šablon. Původní uživatel zůstane aktivní. Pokud odchází, zamkněte ho potom na stránce Uživatelé a jeho role a vedení jednotek předejte ručně.

Podle proměnné

Seznam business proměnných typu uživatel napříč případy. Business proměnná je proměnná, kterou autor šablony označil jako obchodně významnou, například žadatel nebo schvalovatel.

Č.	Prvek	K čemu slouží
1	Zamčení uživatelé	Proměnné, ve kterých je uvedený zamčený uživatel, v případech v jakémkoli stavu.
2	Aktivní uživatelé	Business proměnné v aktivních případech. Tabulka má navíc sloupec se stavem uživatele.
3	Vybráno	Počet zaškrtnutých řádků.
4	Předání agendy	Předá vybrané proměnné jinému uživateli. Aktivní, až když je vybraný aspoň jeden řádek.
5	Výběr řádků	Zaškrtávátko v záhlaví vybere všechny řádky.

Tabulka má sloupce Název případu, ID případu, Stav případu, Status (Aktivní nebo Dokončený), Šablona, Hlavička, Proměnná a Hodnota, u hlavičky a proměnné také ve variantách jazyků. Akcí řádku Případ otevřete případ.

V okně Předání agendy zvolíte, zda předáte Jen vybrané nebo všechny proměnné, vyberete Nového uživatele a můžete zaškrtnout Přidat přístup k případu.

Logy

Seznam změn, které provedlo HR, s nejnovějšími nahoře. Sloupce: ID případu, Změnil, Změnil (kdy) a Detail, kde je popsané, kterou proměnnou HR změnilo a na koho. Ve výchozím stavu ukazuje změny business proměnných provedené v HR agendě.

Související: Zástup a dovolená, Uživatelé, Organizační struktura.

Sdílené soubory

Logy

(opens in a new tab)