Novinky/Oznámení v Team assistant

Novinky slouží k informování uživatelů o důležitých změnách v prostředí Team assistant – např. plánované odstávky, změny v procesech, úpravách schvalovacích matic nebo nových funkcích.Novinka může být:

• zobrazena v aplikaci (dashboard, hlavička, úkol, zvoneček, modální okno po přihlášení),
• rozeslaná e-mailem,
• viditelná jen vybraným uživatelům / rolím / organizačním jednotkám nebo všem (včetně login stránky).

Kdo může novinky spravovat

Správa novinek je dostupná uživatelům, kteří mají systémovou roli $NewsManagement.

V levém menu administrace je dostupná nová sekce:

Administrace → Správa novinek

Zde je možné novinky vytvářet, upravovat a archivovat.

Kde se novinky uživateli zobrazí

Novinky se zobrazují na několika místech:

1. Horní hlavička TASu
   • novinka se může zobrazit jako banner v horní liště.
2. Zvoneček (notifikace)
   • ve zvonečku jsou dostupné všechny novinky, které má uživatel oprávnění vidět.
3. Po přihlášení
   • novinky se mohou zobrazit jako modální okno hned po přihlášení.
4. Uvnitř úkolů

   

   • u konkrétních procesů je možné novinku zobrazit přímo v úkolu (např. u šablony Objednávky - úkol "Schválení objednávky“).
   • při tvorbě novinky lze vybrat:
     • šablonu procesu,
     • konkrétní úkoly,
     • dobu, po kterou se má novinka v úkolu zobrazovat.
5. E-mailová upozornění na novinky
   Rozeslání novinky e-mailem
   • při vytváření novinky lze zaškrtnout volbu „Rozeslat novinku e-mailem?“
   • novinka se odešle na e-mail všem vybraným uživatelům / rolím / org. jednotkám, kteří mají povolené e-mailové upozornění na novinky.
   Nastavení u uživatele
   • v nastavení uživatele přibude volba „E-mailové upozornění k novinkám“.
   • uživatel si může e-mailová upozornění zapnout / vypnout.
   • pokud má uživatel upozornění zapnuté a novinka je nastavená k rozeslání, e-mail odejde ihned po publikacinovinky.

Správa novinek v administraci

Přehled novinek

V sekci Administrace → Správa novinek vidíte seznam všech novinek s možností:

• filtrovat podle stavu (koncept, publikovaná, ukončená),
• hledat podle názvu, tagů, data,
• otevřít novinku k editaci nebo vytvořit Nový příspěvek.

Vytvoření nové novinky

Po kliknutí na „Přidat novinku“ se zobrazí formulář s následujícími částmi: 

A) Základní informace

• Název příspěvku
  Krátký název novinky (např. „Změny v procesu schválení objednávky“).
• Další varianty jazyků / Přeložit s AI
  Možnost doplnit překlady do dalších jazyků (podle lokalizace instance).
• Tagy
  Pomocné štítky pro rychlejší vyhledání (např. „Schvalovací matice“, „Objednávky“, „Odstávka“).
• Telefon, E-mail
  Kontaktní údaje pro dotazy k novince (např. na procesního vlastníka nebo helpdesk).
• Vlastní URL odkaz
  Odkaz na detailnější informace (např. interní wiki, SharePoint, externí web).

B) Plánování publikace

• Stav po uložení
  • Neaktivní - novinka se uloží, ale nebude pro nikoho viditelná
  • Naplánovaný – uloží novinku bez zobrazení uživatelům.
  • Aktivní – novinka se po uložení začne zobrazovat podle nastavení.
• Ukončit novinku k určitému datu?
  Volitelné datum, po kterém se novinka přestane zobrazovat.
• Rozeslat novinku e-mailem?
  Pokud je zaškrtnuto, novinka se po publikaci odešle na e-mail uživatelům, který novinku mají vidět.
• Prioritní novinka?
  Vhodné pro kritické zprávy (odstávky, zásadní změny postupu).

C) Zobrazení uživatelům (cílení)

Zde se nastavuje, komu se novinka zobrazí:

• Kterým org. jednotkám novinku zobrazit?
• Kterým rolím novinku zobrazit?
• Kterým uživatelům novinku zobrazit?

Pokud nic nevyberete, novinka je globální a zobrazí se všem uživatelům

D) Místo zobrazení

• Zobrazovat novinku pro uživatele v úkolech?
  Zapnutím povolíte zobrazení v úkolech.
• Na jaké šabloně novinku zobrazit?
  Vyberte procesní šablonu (např. „Schvalovací matice“).
• Na jaké hlavičce novinku zobrazit?
  Vyberte typ hlavičky (např. „Objednávky“).
• Na jakém úkolu hlavičku zobrazit?
  Vyberte konkrétní úkol(y), kde se novinka zobrazí – multi-select.

E) Obsah novinky

• Textové pole s editorem (WYSIWYG) pro vlastní obsah:
  • popis změny / informace,
  • kroky pro uživatele („Co mám udělat?“),
  • odkazy, obrázky, formátování.

7. Doporučené použití

• Plánované odstávky a incidenty
  Prioritní novinky + e-mail + zobrazit všem.
• Změny v procesech / schvalovacích maticích
  Zacílit na konkrétní role (schvalovatelé, nákup, finance) + zobrazit přímo v příslušných úkolech.
• Onboarding nových funkcí
  Krátké návody a odkazy na helpdesk / dokumentaci.
• Kampaně a interní sdílení
  Informace o pilotních projektech, nových procesech, HR kampaních apod.

8. Shrnutí pro běžného uživatele

• Novinky jsou centrální místo, kde najdete vše důležité, co se v systému děje.
• Vždy, když se objeví nová novinka:
  • uvidíte ji po přihlášení,
  • najdete ji v kontejneru Novinky na dashboardu,
  • uvidíte ji ve zvonečku,
  • případně vám přijde e-mail (pokud máte e-maily povolené).
• U procesů, které používáte, sledujte panel novinek v úkolu – často obsahuje vysvětlení změn přímo tam, kde je potřebujete.