Hledání a seznam dokumentů

Stránka Dokumenty ukazuje dokumenty ze všech případů, ke kterým máte přístup, a vaše soukromé dokumenty. Můžete v nich hledat, prohlížet je, stahovat a nahrávat nové verze. Otevřete ji v bočním menu položkou Dokumenty. Stránka se otevře na záložce Hledat.

Hledat

Č.PrvekK čemu slouží
1VšechnyPřepne na seznam všech dokumentů.
2HledatZáložka hledání (otevřená).
3DMS – sloupceNastaví, které atributy dokumentů se zobrazí jako sloupce.
4Přidat dokumentNahraje nový dokument. Viz článek Nahrání dokumentu, složky a revize.
5HledatHledaný text. Hledání spustíte klávesou Enter nebo lupou. Prázdné hledání TAS nespustí.
6Prohledat všeHledá ve všech dokumentech v systému, ne jen v těch, které vidíte. Dokumenty smazaných případů vynechá, běžným uživatelům i dokumenty uspaných případů.
7Jen aktuálníVrátí jen aktuální verzi dokumentu. Bez zaškrtnutí najde i starší revize.
8NáhledMiniatura dokumentu. Zobrazí se, jen když má instalace náhledy zapnuté.
9NázevNázev souboru.
10VloženoKdy byla verze nahrána. Výsledky jsou standardně seřazené od nejnovějších.
11VložilKdo verzi nahrál. Když ji nahrál zástupce, je uvedeno „X (za: Y)“.
12RevizeČíslo verze dokumentu.
13AktuálníAno u nejnovější verze, Ne u starších revizí.
14Náhled dokumentuOtevře náhled v novém okně. U formátů, které náhled nemají, je neaktivní.
15StáhnoutStáhne soubor.
16Další možnostiNabídka Revize a Smazat.
17Počet záznamůPočet nalezených dokumentů.
18ZobrazeníHustota řádků.
19Přizpůsobit sloupceVrátí šířky sloupců na výchozí hodnotu.

Bez fulltextového vyhledávání TAS hledá text v názvu souboru, ve jméně toho, kdo dokument nahrál, v názvu složky a v textových atributech dokumentu. Když správce zapnul fulltextové vyhledávání, prohledává i obsah dokumentů.

PoložkaK čemu slouží
RevizeOtevře detail dokumentu s jeho revizemi. Stejně funguje dvojklik na řádek.
SmazatSmaže dokument. Kdo smí mazat, popisuje článek Nahrání dokumentu, složky a revize.
Prohledat vše a práva
S volbou Prohledat vše najdete i dokumenty z případů, ke kterým přístup nemáte. Uvidíte jejich název, ale stažení vám TAS nedovolí, pokud na dokument nemáte právo. Každé takové hledání se zapisuje do logu přístupů.

Všechny

Záložka Všechny ukazuje aktuální verze všech dokumentů, které vidíte: dokumenty případů, na které máte právo, a dokumenty, které jste nahráli sami. Dokumenty smazaných a uspaných případů jsou standardně odfiltrované.

Č.PrvekK čemu slouží
1VšechnyZáložka seznamu (otevřená).
2VybránoPočet označených řádků. Nad 1000 se zobrazí „prvních 1000“.
3SmazatSmaže označené dokumenty. Otevře okno Smazání dokumentů.
4StáhnoutStáhne označené dokumenty v jednom souboru documents.zip.
5Uložit filtrUloží filtr sloupců pod vlastním názvem.
6Zrušit filtryZruší všechny filtry.
7FiltrOkno pro složení filtru z více podmínek.
8Označit všeOznačí všechny načtené řádky. Jednotlivé řádky označíte zaškrtávacím polem na začátku řádku.
9Filtr sloupceHodnota, podle které se sloupec filtruje. Sloupec Aktuální má výběr Ano/Ne, data mají kalendář.
10Náhled dokumentuOtevře náhled v novém okně.
11StáhnoutStáhne soubor.
12Další možnostiRevize a Smazat.

Vlevo od tabulky je strom složek. Všechny soubory zobrazí všechny dokumenty, klepnutím na složku zobrazíte jen dokumenty v ní (bez podsložek). Pole „Např. faktura.pdf…“ nad stromem hledá v názvech složek. Složky zakládá správce dokumentů, viz článek Nahrání dokumentu, složky a revize.

Klávesou Delete smažete označené řádky. Dvojklik na řádek otevře detail dokumentu.

Náhled dokumentu

Náhled umí obrázky (jpg, jpeg, gif, bmp, png), PDF, texty (txt, csv, xml), dokumenty docx a videa (mp4, webm, mov). U jiných formátů je ikona náhledu neaktivní a dokument si stáhnete.

Detail dokumentu

Detail otevřete dvojklikem na řádek nebo položkou Revize v nabídce řádku.

Č.PrvekK čemu slouží
1ZavřítZavře detail.
2Uložit a zavřítUloží změny metadat a zavře detail. Aktivní je, až když něco změníte.
3StáhnoutStáhne aktuální verzi.
4TiskVytiskne dokument.
5VíceNabídka se smazáním dokumentu. Správce dokumentů tu má i Indexovat, pokud je zapnuté fulltextové vyhledávání.
6PřípadPřípad, ke kterému dokument patří. Klepnutím ho otevřete. U soukromého dokumentu chybí.
7Aktuální verze dokumentuNáhled aktuální verze.
8StránkaČíslo zobrazené stránky a jejich počet.
9LupyPřiblížení a oddálení náhledu.

Tlačítka Stáhnout a Tisk jsou v detailu aktivní jen u formátů s náhledem. Ostatní soubory stáhnete v seznamu.

Revize a metadata

Pod náhledem je seznam revizí a informace o dokumentu.

Č.PrvekK čemu slouží
1Nahrát reviziPřetažením souboru sem nebo klepnutím nahrajete novou verzi dokumentu.
2NázevNázev souboru revize.
3VloženoKdy byla revize nahrána.
4VložilKdo revizi nahrál.
5RevizeČíslo revize.
6Ve vyhledáváníAno, když je obsah revize zaindexovaný pro fulltextové hledání.
7NáhledOtevře náhled revize. Stejně funguje dvojklik.
8StáhnoutStáhne revizi.
9Logický typ souboruDruh dokumentu. Podle něj se zobrazí jeho atributy. Obecný dokument nemá žádné další atributy.
10Zařazení do složkySložka, do které dokument patří. „/“ znamená bez složky.

Logický typ, složku a atributy může změnit správce dokumentů, vlastník případu nebo ten, kdo dokument nahrál. U soukromého dokumentu jen ten, kdo ho nahrál, a správce dokumentů.

DMS – sloupce

Do seznamů dokumentů si můžete přidat sloupce s atributy dokumentů, například Případ nebo Složka.

Č.PrvekK čemu slouží
1Vybrané atributyAtributy, které můžete zobrazit. Nahoře je hledání.
2PlusPřidá označený atribut do sloupců.
3MinusOdebere atribut ze sloupců.
4PřiřazeníAtributy, které se zobrazí jako sloupce, v tomto pořadí.
5ResetPo potvrzení vrátí výchozí sloupce.
6UložitUloží nastavení.
7ZavřítZavře okno bez uložení.

Nastavení je osobní a platí pro záložky Hledat i Všechny. Sloupec Složka nejde filtrovat ani řadit.

Související: Nahrání dokumentu, složky a revize; Smazané dokumenty a log přístupů.

Reporty a grafy

Předání, převzetí a úkoly k odběru
Team assistant (opens in a new tab)

Powered by HelpDocs (opens in a new tab)