Nahrání dokumentu, složky a revize

Na stránce Dokumenty můžete nahrát soubor bez vazby na případ, nahrát novou verzi existujícího dokumentu a hromadně dokumenty stáhnout nebo smazat. Složky pro třídění dokumentů zakládá správce dokumentů (role $DMS Admin). Dokument k případu nahrajete v detailu případu nebo úkolu, viz články o případech a úkolech.

Přidat dokument

Okno otevřete tlačítkem Přidat dokument v záhlaví stránky Dokumenty.

Č.PoleK čemu slouží
1SouborPřetáhněte sem soubory, nebo klepnutím soubory vyberte. Nahrát jich můžete víc najednou.
2UpozorněníDokument se nahraje hned a bude soukromý.
3Logický typ souboruDruh dokumentu. Povinné, předvyplní se první typ (obvykle Obecný dokument).
4SložkaSložka, do které se dokument zařadí. „/“ znamená bez složky.
5KřížekZavře okno.

Okno nemá tlačítko Uložit. Nahrávání začne v okamžiku, kdy soubor vložíte, a okno se samo zavře. Logický typ souboru a Složku proto vyberte dřív, než soubor vložíte.

Soukromý dokument
Dokument nahraný na stránce Dokumenty nepatří k žádnému případu. Vidíte ho jen vy a správce dokumentů. Když nahrajete soubor se stejným názvem, jaký už má váš soukromý dokument, TAS ho uloží jako jeho novou revizi.

Správce může v konfiguraci omezit povolené přípony souborů. Soubor s jinou příponou TAS odmítne. Nepodařené nahrání vám TAS nabídne zopakovat.

Nová revize dokumentu

Novou verzi dokumentu nahrajete v jeho detailu:

  1. V seznamu dokumentů dvakrát klepněte na dokument (nebo zvolte Revize v nabídce řádku).
  2. V části Revize přetáhněte nový soubor do pole „Přetažením vložte soubory…“, nebo na pole klepněte a soubor vyberte.
  3. Nová verze dostane další číslo revize a stane se aktuální. Předchozí verze zůstane v seznamu revizí.

V seznamu dokumentů je pak vidět jen aktuální verze s novým číslem revize. Starší verze najdete v detailu, nebo na záložce Hledat bez volby Jen aktuální. Nová revize převezme atributy předchozí verze. Počet revizí jednoho dokumentu je omezený (výchozí limit je 100).

Hromadné akce

V seznamu na záložce Všechny označte dokumenty zaškrtávacím polem na začátku řádku. Tlačítka Smazat a Stáhnout nad tabulkou se aktivují.

PoleK čemu slouží
Jen vybrané (n)Akce se týká jen označených dokumentů.
Všechny (max. 1000)Akce se týká všech dokumentů odpovídajících aktuálnímu filtru, nejvýš 1000.
Smazat / StáhnoutProvede akci. Mazání TAS ještě jednou potvrdí otázkou „Opravdu chcete smazat vybrané dokumenty?“. Stažení vytvoří soubor documents.zip.
ZavřítZavře okno bez akce.

Jeden dokument smažete také položkou Smazat v nabídce řádku. TAS se zeptá „Opravdu chcete smazat dokument?“.

Kdo smí dokument smazat

DokumentKdo ho smí smazat
Soukromý dokumentJen správce dokumentů.
Dokument případuSprávce dokumentů a uživatel s právem HR na případ. Ten, kdo dokument nahrál, jen tehdy, když jde o první revizi, je aktuální, nahrál ji k úkolu a úkol nebyl dokončen dřív, než dokument nahrál.

Když právo nemáte, TAS zobrazí hlášení o nedostatku oprávnění a dokument nesmaže. Platí to i pro váš vlastní soukromý dokument.

Smazaný dokument nezmizí hned. Správce dokumentů ho najde na záložce Smazané a může ho obnovit nebo smazat trvale.

Nová složka

Tlačítko Nová složka pod stromem složek vidí jen správce dokumentů. Ten může najetím na složku ve stromu složku také přejmenovat nebo smazat.

Č.PoleK čemu slouží
1Nadřazená složkaSložka, pod kterou nová složka vznikne. Prázdné znamená nejvyšší úroveň.
2NázevNázev složky. Povinné.
3UložitZaloží složku.
4ZavřítZavře okno bez založení.

Složka není místo na disku, ale atribut dokumentu. Dokument do složky zařadíte při nahrání nebo později v detailu dokumentu polem Zařazení do složky.

Související: Hledání a seznam dokumentů; Smazané dokumenty a log přístupů.

Základní pojmy

Novinky
Team assistant (opens in a new tab)

Powered by HelpDocs (opens in a new tab)