DMS atributy

Jak atributy fungují
Seznam atributů
Okno atributu
- Výchozí hodnota
- Jak založit atribut
Přiřazení atributů k logickým typům

DMS atributy jsou doplňující údaje, které se ukládají ke každému dokumentu v TAS, například kategorie dokumentu, číslo smlouvy nebo datum platnosti. Na této obrazovce atributy zakládáte, upravujete a přiřazujete je k logickým typům dokumentů. Obrazovku vidí administrátor a uživatel s rolí DMS administrátor. Otevřete ji v Administrace → Integrace a správa dat → DMS atributy.

Jak atributy fungují

Každý dokument má logický typ (například Obecný dokument). Logické typy jsou hodnoty systémového atributu Logický typ.
Ke každému logickému typu přiřadíte atributy, které se u dokumentů tohoto typu vyplňují. Když uživatel v detailu dokumentu, v části Informace o dokumentu, zvolí Logický typ souboru, zobrazí se pod ním pole pro atributy přiřazené tomuto typu.
Atributy si uživatelé mohou zobrazit také jako sloupce v seznamu dokumentů (v Nastavení, v části DMS – sloupce).

TAS obsahuje čtyři systémové atributy:

Atribut	K čemu slouží
Logický typ	Seznam logických typů dokumentu. Výchozí typ má klíč UND (Obecný dokument). Nový logický typ přidáte jako nový řádek v seznamu hodnot tohoto atributu.
Případ	Název případu, ke kterému dokument patří. TAS ho vyplňuje sám.
Šablona	Název šablony případu, ke kterému dokument patří. TAS ho vyplňuje sám.
Složka	Zařazení dokumentu do složky. Hodnoty odpovídají složkám dokumentů a v okně atributu jsou jen pro čtení.

Systémové atributy nemažte
Atributy Logický typ, Případ a Šablona smazat nelze, TAS smazání odmítne. U atributu Logický typ neměňte klíče existujících hodnot, dokumenty se na ně odkazují. Klíč existujícího řádku je proto jen pro čtení.

Seznam atributů

Č.	Prvek	K čemu slouží
1	Zavřít	Vrátí vás do menu Administrace.
2	Přiřazení	Otevře přiřazení atributů k logickým typům dokumentu (viz níže).
3	Přidat	Otevře okno pro založení nového atributu.
4	Filtr	Otevře okno pro sestavení filtru z více podmínek. Rychlé filtry jednotlivých sloupců jsou v řádku pod jejich záhlavím. Zelené tlačítko vedle je AI asistent filtrování (jen se zapnutou umělou inteligencí).
5	Výchozí název	Název atributu, který se použije, pokud pro jazyk uživatele není vyplněn překlad. Podle něj je seznam ve výchozím stavu seřazen.
6	Název – en, cs, sk…	Překlady názvu pro jednotlivé jazyky aplikace. Sloupců je tolik, kolik jazyků má vaše instalace.
7	Popis	Popis atributu pro administrátory.
8	Typ	Datový typ atributu: Text, Číslo, Seznam nebo Datum. Filtruje se výběrem z nabídky.
9	Výchozí hodnota	Hodnota, kterou TAS atributu nastaví při nahrání dokumentu (viz Výchozí hodnota).
10	Nabídka řádku	Akce Upravit a Smazat.

Atribut otevřete také dvojklikem na řádek. V zápatí seznamu je počet záznamů a tlačítka pro nastavení zobrazení, sloupců a export do souboru.

Smazat se před smazáním zeptá na potvrzení. Smazaný atribut zmizí ze všech logických typů, ke kterým byl přiřazen.

Okno atributu

Okno otevřete tlačítkem Přidat (nadpis Přidat atribut) nebo úpravou existujícího atributu (nadpis je název atributu). Na snímku je rozpracovaný atribut typu Seznam.

Č.	Prvek	K čemu slouží
1	Zavřít	Zavře okno. Pokud jste něco změnili, TAS se zeptá Uložit provedené změny? Tlačítkem Potvrdit změny uložíte, tlačítkem Ne je zahodíte.
2	Uložit a zavřít	Uloží atribut a zavře okno. Pokud není vyplněno povinné pole, TAS zobrazí upozornění a okno nechá otevřené.
3	Výchozí název	Povinný. Název atributu, který se zobrazí, pokud pro jazyk uživatele chybí překlad.
4	Název (jazyk)	Překlad názvu pro jednotlivé jazyky. Pole zobrazíte odkazem Další varianty jazyků.
5	...zobrazit méně	Skryje pole s překlady.
6	AI překlad	Přeloží výchozí název do všech jazyků a vyplní pole s překlady. Tlačítko je vidět, jen když je v instalaci zapnutá umělá inteligence. Překlad zkontrolujte před uložením.
7	Popis	Volný popis atributu.
8	Typ	Povinný. Text, Číslo, Seznam nebo Datum. Podle typu uživatel v detailu dokumentu vyplňuje textové pole, číslo, výběr ze seznamu nebo datum. Při volbě Seznam se zobrazí část Seznam hodnot.
9	Výchozí hodnota – Nastavení	Pole výchozí hodnoty. Ikona klíče otevře nabídku zástupných hodnot (viz níže).
10	Klíč	Povinný. Hodnota, která se u dokumentu uloží. U uložených řádků ji už nelze změnit.
11	Výchozí hodnota	Povinná. Text, který uživatel ve výběru uvidí, pokud pro jeho jazyk chybí překlad.
12	en, cs, sk…	Překlady textu hodnoty pro jednotlivé jazyky. Nepovinné.
13	Přesunout	Tažením za ikonu změníte pořadí hodnot. Funguje, když má seznam alespoň dva řádky.
14	Smazat	Odebere řádek ze seznamu hodnot.
15	Nový řádek	Přidá další hodnotu.

Řádky seznamu hodnot bez vyplněného klíče TAS při uložení vynechá. Seznam hodnot se ukládá jen u typu Seznam.

Takto vypadá systémový atribut Logický typ s jediným logickým typem UND (Obecný dokument). Další logický typ přidáte tlačítkem Nový řádek:

Výchozí hodnota

Výchozí hodnotu TAS použije, když se dokument nahrává. Pevný text (bez znaku #) se dosadí jen tehdy, když atribut zatím nemá hodnotu. Hodnota začínající znakem # je zástupná: TAS ji při nahrání nahradí údajem ze souboru nebo z případu. Pokud údaj nenajde, ponechá stávající hodnotu.

Hodnota	Co TAS dosadí
#{variable}	Hodnotu proměnné případu, ke kterému se dokument nahrává. Slovo variable nahraďte názvem proměnné, například #{Supplier}.
#title, #subject, #keywords, #author, #description	Název, předmět, klíčová slova, autora a popis z vlastností souboru.
#pages	Počet stran z vlastností souboru.
#created, #modified	Datum vytvoření a poslední změny z vlastností souboru.
#username	Uživatele, který dokument nahrál.
#orgstr	Organizační jednotku uživatele, který dokument nahrál.
#custom.xxx	Vlastní vlastnost souboru s názvem xxx (xxx nahraďte názvem vlastnosti).

Jak založit atribut

Klepněte na Přidat.
Vyplňte Výchozí název, případně překlady a Popis.
Zvolte Typ. U typu Seznam doplňte hodnoty: ke každé klíč a text.
Případně vyplňte Výchozí hodnotu.
Klepněte na Uložit a zavřít.
Atribut přiřaďte logickým typům dokumentu (viz níže). Bez přiřazení se v detailu dokumentu nezobrazí.

Přiřazení atributů k logickým typům

Tlačítkem Přiřazení otevřete obrazovku DMS přiřazení atributů. Pro každý logický typ dokumentu je tu jeden výběr: vlevo jsou dostupné atributy, vpravo atributy přiřazené tomuto typu.

Č.	Prvek	K čemu slouží
1	DMS atributy	Návrat na seznam atributů.
2	Zavřít	Vrátí vás na seznam atributů bez uložení. Pokud máte neuložené změny, TAS se zeptá, zda je uložit.
3	Uložit a zavřít	Uloží přiřazení všech logických typů a vrátí vás na seznam. Je aktivní, až když něco změníte.
4	Logický typ	Klíč a název logického typu, kterému atributy přiřazujete (zde UND: Obecný dokument).
5	Hledat	Zúží seznam podle názvu atributu. Na snímku jsou vyhledány atributy obsahující „o“.
6	Dostupné atributy	Atributy, které typ zatím nemá. Klepnutím na atribut (nebo přetažením doprava) ho přiřadíte.
7	Označit vše	Označí všechny položky v seznamu.
8	Přiřazení	Atributy přiřazené logickému typu. Klepnutím na atribut ho vrátíte doleva. I tento seznam má vyhledávání.
9	celkem	Počet položek v seznamu.
10	Přesunout označené doprava	Přiřadí označené atributy.
11	Přesunout označené doleva	Odebere označené atributy z přiřazení.

Uložení přepíše přiřazení
Uložením se pro každý logický typ nastaví přesně ty atributy, které jsou vpravo. Odebraný atribut se u dokumentů tohoto typu přestane v detailu zobrazovat.

Související: Dokumenty, Sdílené soubory.

Trezor

Servisní operace

(opens in a new tab)