E-mailový úkol a notifikace

Úkol typu Upozornění e-mailem odešle e-mail a hned se sám splní. Adresáty, předmět a obsah nastavíte na záložce E-mail v editoru úkolu. Předmět i obsah mohou mít verzi pro každý jazyk a mohou obsahovat hodnoty proměnných případu. Upozornění e-mailem nemá řešitele a povinné proměnné se u něj nekontrolují.

Č.PrvekK čemu slouží
1Poslat testOdešle zkušební e-mail na zadanou adresu, viz níže. Tlačítko je jen na záložce E-mail.
2AdresátKomu se e-mail pošle. Výchozí Vlastník případu.
3Doplňující pole adresátaPodle typu adresáta: úkol, adresa, organizační jednotka, proměnná nebo role. Povinné.
4Adresát pro odpověďNa koho půjdou odpovědi. Výchozí znamená bez zvláštní adresy pro odpověď.
5Adresát kopieKopie e-mailu. Ne znamená bez kopie.
6Adresát skryté kopieSkrytá kopie. Ne znamená bez skryté kopie.
7PředmětPředmět e-mailu pro první jazyk systému.
8Přidat proměnnouVloží do předmětu proměnnou ve tvaru {nazevPromenne}.
9Další varianty jazykůOtevře předmět pro další jazyky. Tlačítko AI překlad vedle něj předmět přeloží, pokud je zapnutá AI.
10Přidat vlastní hlavičky (X-headers)Zapne vlastní hlavičky e-mailu.
11HlavičkaNázev a hodnota hlavičky. Hodnota může obsahovat proměnné. Řádek smažete ikonou koše.
12Přidat hlavičkuPřidá další řádek hlavičky.
13Výchozí obsahText e-mailu v editoru formátovaného textu. Nový úkol má předvyplněnou šablonu s logem a odkazem na případ. Pod editorem odkaz Další varianty jazyků otevře obsah pro další jazyky.
14Vložit proměnnouTlačítko editoru {v} otevře okno pro vložení proměnné šablony nebo systémové hodnoty.
15Vložit snippetTlačítko editoru {s} vloží připravený blok, například přehled nebo historii.

Typy adresátů

Všechny čtyři řádky adresátů nabízejí stejné typy. Adresát pro odpověď má navíc Výchozí, kopie a skrytá kopie mají navíc Ne.

TypDoplňující poleKomu se e-mail pošle
Vlastník případužádnéVlastníkovi případu.
Supervizor úkolužádnéSupervizorovi tohoto e-mailového úkolu. Když není nastavený, vlastníkovi případu.
Řešitel úkoluvýběr úkolu šablonyTomu, kdo v tomto případu naposledy řešil vybraný úkol.
E-mailadresaNa zadané adresy. Více adres oddělte čárkou nebo středníkem. Adresu lze vzít i z proměnné zápisem {nazevPromenne}.
Organizační jednotkavýběr jednotkyPřímým členům jednotky. Podřízené jednotky ani zvlášť manažer se nepočítají.
Z proměnnéproměnná typu dynamický seznam uživatelůVšem uživatelům v proměnné.
Rolevýběr roleVšem uživatelům s rolí.

Uživatelé bez e-mailové adresy se přeskočí. Když nezbude žádný adresát, e-mail se neodešle a úkol se přesto splní.

Jazyk e-mailu

Každý adresát dostane e-mail v jazyce, který má nastavený v TAS. Adresátům se stejným jazykem odejde jeden společný e-mail. Pro text se použije předmět a obsah v jazyce adresáta. Když v daném jazyce chybí, použije se výchozí předmět a výchozí obsah.

U typu adresáta E-mail se objeví pole Externí jazyk. Určuje jazyk pro adresy, které nepatří žádnému uživateli TAS, a pro uživatele bez nastaveného jazyka. Volba Výchozí použije výchozí jazyk systému.

Proměnné v předmětu a obsahu

Proměnné se zapisují do složených závorek, například {destination} nebo {CaseName}. Při odeslání se nahradí zobrazovanou hodnotou proměnné. Seznamy textů se zobrazí v jazyce adresáta. Neznámá proměnná zůstane v textu, jak je napsaná.

Kromě proměnných šablony okno Vložit proměnnou nabízí systémové hodnoty, například:

HodnotaObsah
{CaseName}Název případu.
{CaseLink}Odkaz na případ.
{CaseOwnerName}Jméno vlastníka případu.
{CaseNotes}Poznámky případu.
{TaskName}, {TaskLink}Název úkolu a odkaz na něj.
{TaskDeadline}Termín úkolu.
{FrontendLink}Adresa aplikace.

Do předmětu a hodnoty hlavičky vložíte proměnnou ikonou {} na konci pole. Nabízí textové a číselné proměnné.

Snippety v e-mailu
Snippety přehledů, poznámek, historie a příloh z tlačítka Vložit snippet se rozvinou jen v tiskových sestavách. V odeslaném e-mailu nejspíš zůstanou jako text ve složených závorkách. Poznámky do e-mailu vložte proměnnou {CaseNotes}.

Vlastní hlavičky

Vlastní hlavičky se hodí například pro třídění pošty u příjemce nebo pro napojení na jiný systém. Pravidla:

  • název musí začínat X- a obsahovat jen písmena, číslice a pomlčky,
  • název i hodnota jsou povinné a nesmí začínat ani končit mezerou,
  • hlavičky jako To, Cc, Subject nebo Reply-To nastavit nejde.

Když volbu Přidat vlastní hlavičky (X-headers) vypnete, hlavičky se neuloží.

Poslat test

Okno Poslat test má pole E-mail a Předmět, obě povinná. Předmět je předvyplněný předmětem ve vašem jazyce. Tlačítko Odeslat e-mail opravdu odešle, s obsahem ve vašem jazyce a s vlastními hlavičkami. Funkci smí použít jen administrátor.

Test nedosazuje proměnné
Testovací e-mail ukáže vzhled obsahu, ale proměnné v něm zůstanou ve složených závorkách, protože test neběží v žádném případu. Skutečné hodnoty uvidíte až v e-mailu z případu.

Kdy se e-mail odešle

Když na úkol přijde řada, spustí se výpočty Při spuštění, odejde e-mail a úkol se splní. Výpočty Při spuštění tak mohou ještě upravit proměnné použité v e-mailu. Když se odeslání nepovede, chyba se zapíše do logu a úkol se přesto splní. Stav odeslaných e-mailů najdete v administraci ve frontě e-mailů.

Jak nastavit upozornění na zamítnutí

V ukázkové šabloně „Travel request“ posílá úkol Notify the traveller zprávu cestujícímu, když vedoucí žádost zamítne.

  1. Na záložce E-mail nastavte Adresát na Z proměnné a vyberte proměnnou Traveller.
  2. Adresát pro odpověď nastavte na Supervizor úkolu a Adresát kopie na Vlastník případu.
  3. Do pole Předmět napište text a ikonou {} vložte {CaseName}.
  4. Do obsahu napište zprávu a tlačítkem Vložit proměnnou vložte komentář vedoucího a odkaz na případ.
  5. Odkazem Další varianty jazyků doplňte předmět a obsah v češtině.
  6. Klepněte na Uložit.

Související: Typy úkolů, Instrukce, sekce a otestování úkolu, Fronta e-mailů.

Automatické dokončení a zrušení úkolu

Builder dynamických podmínek
Team assistant (opens in a new tab)

Powered by HelpDocs (opens in a new tab)