Sdílené soubory

Sdílené soubory jsou úložiště souborů, které TAS používá napříč procesy: manuály pro uživatele, podklady pro AI chat, šablony dokumentů, loga a obrázky do tisků a e-mailů. Soubory nahrává administrátor nebo uživatel s rolí DMS administrátor. Obrazovku otevřete v Administrace → Integrace a správa dat → Sdílené soubory.

Č.PrvekK čemu slouží
1ZavřítVrátí vás do menu Administrace.
2PřidatNahraje nový soubor do aktuální záložky (viz Nahrání souboru).
3AI zdrojeDokumenty, ze kterých čerpá AI chat.
4DokumentySoubory pro procesy: šablony dokumentů (docx, xlsx), přílohy e-mailů a soubory pro výpočty.
5LogaLoga organizačních jednotek. Obrázky nahrané sem lze vybrat při nastavení loga org. jednotky.
6ManuályDokumenty pro všechny uživatele. Zobrazují se v levém menu v části Manuály.
7ObrázkyObrázky pro tiskové sestavy a e-maily. Přístup k nim je přes výpočty.
8Nová složkaZaloží složku v aktuální záložce.
9HledatVyhledá složku ve stromu podle názvu.
10Strom složekKořen Všechny soubory a jeho složky. Klepnutím na složku zobrazíte vpravo jen její soubory (včetně podsložek).
11Upravit složkuPřejmenuje složku, přesune ji pod jinou nadřazenou složku nebo ji skryje. Tlačítka se objeví po najetí myší na složku.
12Smazat složkuPo potvrzení smaže složku i se vším, co obsahuje.
13Knowledge DatabaseJen v záložce Manuály. Odkaz na veřejnou dokumentaci TAS (česky pro uživatele s češtinou nebo slovenštinou, jinak anglicky).
14FiltrOkno pro sestavení filtru z více podmínek. Vedle je AI asistent filtrování (jen se zapnutou umělou inteligencí).
15NázevNázev souboru.
16Velikost (kB)Velikost souboru v kilobajtech.
17Změnil (kdy)Datum a čas poslední změny souboru. Podle něj je seznam ve výchozím stavu seřazen od nejnovějšího.
18ViditelnéAno = soubor vidí všichni uživatelé, Ne = soubor je skrytý. Sloupec vidí jen administrátor a DMS administrátor.
19DetailOtevře náhled souboru v novém okně prohlížeče. Funguje pro obrázky, PDF, textové soubory, dokumenty Word a videa.
20StáhnoutStáhne soubor do počítače.
21Nabídka řádkuZkopírovat cestu a Smazat.

Pod záložkou při najetí myší uvidíte nápovědu k jejímu účelu a název kořenové složky (Root), například manuals. Tento název použijete při odkazování na soubor (viz Odkaz na soubor).

V zápatí seznamu je počet záznamů a tlačítka pro nastavení zobrazení a sloupců. Dvojklikem na řádek otevřete okno Náhled dokumentu (viz níže).

Nahrání souboru

  1. Otevřete záložku, kam soubor patří, a ve stromu klepněte na cílovou složku.
  2. Klepněte na Přidat.
  3. Přetáhněte soubor do okna, nebo klepněte a soubor vyberte.
  4. Zkontrolujte složku a klepněte na Uložit.
Č.PoleK čemu slouží
1Nahraný souborNázev vybraného souboru. Najednou nahrajete jeden soubor.
2Nahrát jiný souborPlocha pro přetažení nebo výběr souboru. Novým výběrem vybraný soubor nahradíte.
3SložkaCílová složka. Předvyplní se složka označená ve stromu. Prázdná = kořen záložky.
4SchovatSoubor se nahraje jako skrytý. Uvidí ho jen administrátor a DMS administrátor.
5UložitNahraje soubor. O výsledku informuje hlášení vpravo nahoře.
6ZavřítZavře okno bez nahrání.
Soubor se stejným názvem
Nahrajete-li do stejné složky soubor se stejným názvem, nový soubor nahradí původní. Původní verze se nezahodí: TAS ji uschová jako skrytý soubor s datem a časem v názvu. Uvidíte ji jen jako administrátor, s hodnotou Ne ve sloupci Viditelné.
AI zdroje přijímají jen text
Do záložky AI zdroje lze nahrát jen soubory .md a .txt. Jiný typ souboru TAS odmítne. AI chat čte jen viditelné soubory.

Složky

Tlačítkem Nová složka otevřete okno pro založení složky.

PoleK čemu slouží
Nadřazená složkaSložka, do které novou složku vložíte. Předvyplní se složka označená ve stromu. Prázdná = kořen záložky.
NázevPovinný. Název složky. Nesmí obsahovat tečku, čárku ani znaky ! ? @ # $ % ^ & : < > ; " ' ` ´ ( ) + = § ~ * \ / [ ] { } |. U úpravy složky se pole jmenuje Nový název.
SchovatSložka bude skrytá. Skrytou složku ani soubory v ní běžní uživatelé nevidí.

Úprava složky (tužka ve stromu) má stejná pole. Změnou nadřazené složky složku přesunete, odškrtnutím Schovat ji znovu zviditelníte.

Mazání
Smazáním složky smažete trvale i všechny soubory a podsložky v ní. Smazaný soubor TAS uschová jako skrytou kopii s datem v názvu. Smazáním skryté kopie soubor odstraníte trvale.

Náhled dokumentu

Dvojklikem na řádek otevřete okno Náhled dokumentu. Na mobilním zařízení se okno otevře i tlačítkem Detail.

Č.PrvekK čemu slouží
1ZavřítZavře náhled.
2StáhnoutStáhne soubor.
3TiskVytiskne soubor. Je aktivní jen u souborů, které umí TAS zobrazit.

V náhledu PDF vidíte cestu k souboru, počet stran a tlačítka pro přiblížení a oddálení.

Odkaz na soubor

Akce Zkopírovat cestu z nabídky řádku zkopíruje do schránky cestu k souboru v rámci záložky, například Company policies/Travel policy.pdf.

V nastavení chytrých událostí se na sdílený soubor odkazujete zápisem {{kořen:cesta}}, kde kořen je název kořenové složky záložky z nápovědy (ai-content, documents, logos, manuals, images). Například {{documents:Templates/invoice.docx}}. Zápis {{ai-content:cesta}} v textu chytré události TAS nahradí obsahem daného dokumentu.

Manuály pro uživatele

Soubory ze záložky Manuály vidí všichni uživatelé v levém menu v části Manuály. Mají tu stejný strom složek a seznam souborů, ale jen viditelné soubory a složky. Mohou soubory zobrazit, stáhnout a zkopírovat jejich cestu. Nahrávat a mazat nemohou. Administrátor a DMS administrátor mají na stránce Manuály navíc tlačítko Přidat soubor.

Č.PrvekK čemu slouží
1ManuályPoložka levého menu, kterou uživatel stránku otevře.
2SložkaSložky založené administrátorem v záložce Manuály.
3Detail, Stáhnout, nabídkaNáhled souboru, stažení a zkopírování cesty.
Nová verze manuálu
Směrnice a návody, které mají mít všichni po ruce, nahrajte do Manuálů a roztřiďte je do složek. Novou verzi nahrajte se stejným názvem: uživatelé uvidí vždy aktuální soubor a předchozí verze zůstane skrytě uschovaná.

Související: DMS atributy, Vizuální identita, Organizační struktura.

AI monitoring

Nastavení
Team assistant (opens in a new tab)

Powered by HelpDocs (opens in a new tab)