Import a export organizační struktury

Stránka Import/export struktury hromadně nahraje organizační jednotky, uživatele a role ze souboru Excel nebo CSV a stejné údaje umí vyexportovat. Hodí se při zavádění TAS nebo při velké reorganizaci, kdy by ruční zadávání trvalo dlouho.

Jen pro super administrátora
Dlaždici Import/export struktury v Administraci (v kategorii integrací) vidí jen uživatel s rolí $SuperAdministrator. Běžný administrátor ji nemá a stránku neotevře.

Rozvržení stránky

Stránka má tři záložky, které se procházejí postupně:

ZáložkaCo importuje
Import org. jednotekOrganizační jednotky a jejich hierarchii.
Import uživatelůUživatele a jejich zařazení do jednotek.
Import rolíRole a jejich přiřazení uživatelům.
PrvekK čemu slouží
ImportV záhlaví stránky. Spustí import na aktuální záložce. Aktivní, až když je nahraný soubor.
ZavřítV záhlaví stránky. Vrátí vás do Administrace. Pokud máte rozpracovaný import, TAS se zeptá „Opravdu si přejete zrušit import?“.
Export (Excel), Export (csv)Na každé záložce. Stáhne aktuální stav jednotek, uživatelů nebo rolí. Před stažením můžete změnit název souboru.
Oblast pro soubor„Přetažením vložte soubor, nebo klikněte zde pro vybrání souboru.“ Přijímá jen soubory .xlsx a .csv.
Oddělovač sloupců (csv)Znak, kterým jsou oddělené sloupce v CSV. Výchozí je čárka.
Nahrát nový souborZobrazí se po nahrání souboru. Nahradí soubor jiným.

Formát souboru

  • CSV v kódování UTF-8, se záhlavím v prvním řádku.
  • Excel .xlsx, TAS čte jen první list, záhlaví je v prvním řádku.
  • Názvy sloupců jsou libovolné, sloupce k údajům TAS přiřadíte ve formuláři. Pokud se jmenují stejně jako v exportu, předvyplní se.

Nejjednodušší je začít exportem: stáhněte aktuální stav, upravte ho v Excelu a nahrajte zpět.

ExportSloupce
Org. jednotkyorgstr_id, orgstr_name, organization_type, external_id, parent, parent_orgstr_id, parent_external_id
Uživateléuser_id, user_name, user_first_name, user_last_name, user_display_name, user_email, user_status, external_id, orgstr_name, orgstr_id, orgstr_external_id
Rolerole_id, role_name, role_category, role_note, user_id, user_name, user_external_id

Export jednotek obsahuje všechny aktivní jednotky.

Import org. jednotek

PoleK čemu slouží
Párovat jednotky dleSloupec souboru a údaj v TAS, podle kterého se pozná existující jednotka: název, ID nebo externí ID. Výchozí je název.
Sloupec hierarchie jednotekSloupec s nadřazenou jednotkou (výchozí parent). Hodnota se hledá podle stejného údaje jako párování. Místo sloupce můžete zvolit Vždy 'Root' nebo Vždy 'Unassigned'.
Vyplnit atributyZe kterých sloupců se vyplní Název, Typ a Externí ID jednotky.
Validovat a zobrazit náhledZkontroluje soubor a ukáže výsledek po skupinách řádků.

Náhled rozdělí řádky do skupin, které můžete rozbalit:

SkupinaCo s ní import udělá
Řádky s novými entitami k importováníZaloží nové jednotky.
Řádky s již existujícími entitami (lze přepsat)Aktualizuje je, pokud zvolíte přepsání.
Řádky s entitami, které již existují více než jednouPřeskočí je, protože nejde určit, kterou jednotku mínily.
Řádky s duplicitními párovacími údajiPřeskočí je.
Nevalidní řádkyChybí jim povinný údaj nebo mají chybnou hierarchii, například zacyklenou. Přeskočí je.

Tlačítko Import otevře okno se souhrnem a volbou Importovat pouze nové entity, nebo Importovat nové entity a přepsat již existující. Pokud jste od poslední validace změnili nastavení, TAS data nejdřív znovu zvaliduje a upozorní vás, abyste náhled zkontrolovali.

Import zakládá jednotky v pořadí od nadřazených k podřízeným. U existujících jednotek přepíše mapované údaje a nadřazenou jednotku, kořenovou jednotku nepřesouvá. Když nadřazenou jednotku nenajde, zařadí jednotku pod Unassigned. Manažera jednotek ani členy tato záložka nenastavuje. Jednotky, které v souboru chybí, import nemaže ani nedeaktivuje.

Po importu vás stránka převede na záložku Import uživatelů.

Import uživatelů

PoleK čemu slouží
Párovat uživatele dleUživatelské jméno, ID, nebo externí ID.
Zařadit do organizace dleSloupec s jednotkou a údaj, podle kterého se jednotka hledá, nebo Vždy 'Root' či Vždy 'Unassigned'. Zvlášť nastavíte Noví uživatelé (Ze souboru, Root, Unassigned) a Existující uživatelé (Ze souboru, Zachovat původní, Root, Unassigned).
Vyplnit atributySloupce pro uživatelské jméno, jméno, příjmení, zobrazované jméno, e-mail, Stav uživatele a externí ID.

Náhled a okno importu fungují stejně jako u jednotek. Noví uživatelé dostanou výchozí nastavení, roli $AllUsers a jednotku podle nastavení. Heslo import nenastavuje. Uživatelé, kteří se přihlašují heslem do TAS, ho potřebují nastavit v detailu uživatele.

Import rolí

PoleK čemu slouží
Párovat role dlePodle názvu role.
Párovat uživatele dleNepřiřazovat (jen založí role), nebo údaj, podle kterého se najde uživatel, kterému se role přiřadí.
Způsob přiřazení rolí uživatelůmPřidat k rolím, které uživatel už má, nebo Nahradit jimi aktuálně přiřazené role.
Vyplnit atributySloupce pro název, kategorii a popis role.

Náhled je rozdělený na Vytvoření rolí a Přiřazení rolí uživatelům. Okno importu nabízí Importovat pouze nové role, nebo i přepsat existující.

Jak nahrát strukturu ze souboru

  1. V Administraci otevřete Import/export struktury.
  2. Na záložce Import org. jednotek klepněte na Export (Excel) a stažený soubor použijte jako vzor.
  3. Doplňte jednotky a soubor nahrajte.
  4. Nastavte párování, sloupec hierarchie a atributy a klepněte na Validovat a zobrazit náhled.
  5. Zkontrolujte skupiny v náhledu, hlavně nevalidní a duplicitní řádky.
  6. Klepněte na Import, zvolte, zda přepsat existující jednotky, a import potvrďte.
  7. Stejně pokračujte na záložkách Import uživatelů a Import rolí.
Nejdřív zkuste nanečisto
Import nejde vrátit zpět. Než budete přepisovat existující záznamy, vyzkoušejte soubor na testovací instalaci, nebo nejdřív importujte jen nové entity.

Související: Organizační struktura, Uživatelé, Role, kompetence a pravidla kompetencí.

Organizační struktura
Team assistant (opens in a new tab)

Powered by HelpDocs (opens in a new tab)