Organizační struktura

Organizační struktura v Team Assistant (TAS) vytváří hierarchii organizačních jednotek, které definují vztahy mezi různými částmi organizace. K těmto jednotkám jsou přiřazeni uživatelé včetně manažerských rolí. Tato struktura může buď odrážet kompletní organizační strukturu vaší organizace, nebo představovat pouze relevantní části pro použití v TAS.

Organizační struktura ovlivňuje viditelnost a oprávnění pro manažery a kolegy při manipulaci s určitými procesy, jak jsou definovány v šabloně procesu. Administrátor aplikace (s rolí $Administrator) má oprávnění definovat tuto strukturu.

Klíčové vlastnosti

Kořenový uzel

• Aplikace automaticky vytvoří vrchol organizační struktury označený jako Root .
• Tento uzel nelze smazat ani upravit.
• Slouží jako zástupný symbol pro registrované uživatele, kteří by neměli být přiřazeni ke konkrétní organizační jednotce nebo když je vlastní organizační struktura zbytečná.

Viditelnost případů

• Podle vlastníka případu : Všichni nadřízení mohou prohlížet případy, které vlastní jejich podřízení.
• Podle definice šablony : Šablony mohou definovat, kdo může zobrazit všechny případy z nich vytvořené v části „Viditelné pro členy organizační jednotky“.

Vytvoření případu ze šablon

• Šablony mohou v části „Přiřadit organizační jednotky, které mohou zahájit případy > Organizační jednotky“ určit, které organizační jednotky mohou iniciovat nové případy.

Schvalovatel

• Šablony mohou definovat, že nadřízený je řešitelem úkolu nebo jiných akcí na šabloně.

Omezení nástroje Task Resolver

• Řešiče úkolů lze omezit na šablonu úkolu podle "Pouze organizační jednotka."

Přehledy a grafy

• Definujte, kdo může zobrazovat přehledy a grafy na základě organizační struktury v části „Nastavit sdílení přehledu/grafu pro jednotlivé skupiny uživatelů > Organizační jednotky“.

Řízení organizační struktury

Uživatelé jsou začleněni do organizační struktury jako členové nebo vedoucí organizačních jednotek při dodržení následujících pravidel:

• Každá organizační jednotka má přesně jednoho nebo žádného vedoucího.
• Ke každé organizační jednotce lze přiřadit libovolný počet uživatelů.
• Přiřazení uživatelů k organizační jednotce není povinné.
• Každý uživatel může být přiřazen pouze k jedné organizační jednotce s definicí jeho primární příslušnosti.
• Uživatel může spravovat více organizačních jednotek. V takových případech aplikace tento stav zaregistruje a uživatel si může vybrat, z jaké pozice danou akci provede.

Přehled celé organizační struktury

• Dostupné na kartě "Struktura organizace" v aplikaci.

Metody řízení

• Externě : Role a jejich přiřazení uživatelům jsou spravovány v externí aplikaci a Team Assistant importuje tuto definici přes aplikační nebo datové rozhraní.
• Interně : Role jsou definovány a spravovány přímo v rámci Team Assistant.

Tyto metody lze kombinovat.

Atributy organizačních jednotek

Každá organizační jednotka obsahuje následující atributy:

• Název : Název organizační jednotky.
• Manažer : Manažer jednotky. Není-li definován, je uvažován vedoucí nadřízeného útvaru.
• Typ : Typ organizační jednotky.
• Logo : Možnost výběru loga z nahraných log v prostředí.
• Nadřazená jednotka : Nadřízená organizační jednotka. Pokud je jednotka nahoře, vyberte „Root“.
• Assign Users : Seznam uživatelů přiřazených nebo přiřazených k jednotce.
• Externí ID : Vyplňuje se v případě externího vytvoření organizační jednotky.

Možnosti organizační struktury

Přidání nové organizační jednotky

1. Vyberte Přidat v pravém horním rohu obrazovky.
2. Vyplňte hodnoty pro každé pole podle atributů organizační jednotky.
3. Potvrďte nastavení výběrem Uložit v konkrétní nabídce nebo zrušte změny výběrem Zavřít .

Úprava organizační jednotky

1. Vyberte organizační jednotku, kterou chcete upravit.
2. Otevřete formulář Upravit roli kliknutím na ikonu Upravit .
3. Upravte hodnoty každého pole podle atributů organizační jednotky.
4. Potvrďte nastavení výběrem Uložit v konkrétní nabídce nebo zrušte změny výběrem Zavřít .

Smazání organizační jednotky

1. Vyberte organizační jednotku, kterou chcete smazat.
2. Klepnutím na ikonu Odstranit proveďte akci odstranění.
3. Ve vyskakovacím okně potvrďte nebo zrušte odstranění.

FAQ

Více pracovních pozic

Pokud fyzická osoba zastává více pracovních pozic, které nejsou v roli vedoucího organizační jednotky, zvažte, zda je nutné tyto pozice oddělit pro automatizované procesy. V případě potřeby se doporučuje vytvořit novou uživatelskou entitu pro každou další pozici s odpovídajícím přiřazením. Uživatel pak použije příslušnou entitu v závislosti na kontextu, ve kterém systém funguje. Tato situace nastává jen ve vzácných případech.