HR Agenda

Modul HR Agenda v Team assistant pomáhá HR manažerům a zaměstnancům efektivně řídit delegování, změny vlastnictví úkolů a procesní odpovědnosti. Tato příručka poskytuje podrobné pokyny pro nastavení delegování, převod vlastnictví úkolů a vyřizování povinností, když jsou zaměstnanci na dovolené nebo opouštějí společnost.

Nastavení zástupu (HR manažer)

Pokud zaměstnanec zapomene před svou dovolenou nastavit zástup, může to za něj nastavit HR manažer.

Případ použití: Pokud zaměstnanec jede na dovolenou nebo na dovolenou a potřebuje někoho, kdo by během jeho nepřítomnosti dokončil jeho úkoly.

https://youtu.be/JjPuRudNkZw

Kroky k nastavení zástupu

1. Přejděte do Administrace.
2. Vyberte HR Agenda .
3. Klikněte na Nastavit zástup .
4. Vyplňte následující údaje:
   • K zástupu – Vyberte uživatele, který potřebuje náhradu.
   • Zástupce – Vyberte uživatele, který bude jednat jeho jménem.
   • Od data – Nastavte datum zahájení suplování.
   • Do data (včetně) – Nastavte datum ukončení suplování.
   • Oprávnění k nahrávání dokumentů a poznámek – zaškrtněte toto políčko, pokud má mít náhradník oprávnění k nahrávání dokumentů nebo poznámek.
5. Vyberte tlačítko Uložit potvrďte nastavení delegování.

Změna vlastnictví úkolu

Případ použití: Pokud zaměstnanec opustí společnost nebo se změní jeho povinnosti, můžete převést jeho vlastnictví úkolu na jiného uživatele.

Kroky ke změně vlastnictví úkolu

1. Přejděte do části Administrace .
2. Vyberte HR Agenda .
3. Klikněte na Podle uživatele .
4. Vyberte uživatele, jehož úkoly je třeba znovu přiřadit.
5. Vyberte si z následujících možností:
   • Přiřazený úkol – Přenese všechny úkoly pod vybraný proces.
   • Vlastník případu (proces nebo ID případu) – Změna přiřazení vlastnictví případu v rámci procesu.
   • Specifické případy nebo úkoly – Převod vlastnictví vybraných případů nebo úkolů.
   • Obchodní proměnné – Upravte odpovědnost na základě obchodních proměnných (např. nákupní objednávky, kde byl uživatel žadatelem, ale ne vlastníkem úkolu).
   • Úplný přenos agendy – Přiřaďte všechny případy, úkoly a související proměnné novému uživateli.
6. Klikněte na Uložit pro použití změn.

Zřízení delegace (zaměstnanec před dovolenou)

Případ použití: Zaměstnanci mohou před dovolenou přidělit delegáta, aby byla zajištěna kontinuita úkolů.

Kroky pro zaměstnance k nastavení delegace

1. Přejděte do Nastavení .
2. Klikněte na Zástup .
3. Vyberte Přidat .
4. Zadejte následující podrobnosti:
   • Delegát – Vyberte uživatele, který převezme úkoly.
   • Od data – Určete, kdy začíná delegování.
   • Do data (včetně) – Určete, kdy delegování skončí.
   • Oprávnění k nahrávání dokumentů a poznámek – v případě potřeby povolte.
5. Klepnutím na tlačítko Uložit potvrďte delegování.

Přenos úkolů (přímý nadřízený)

Případ použití: Přímý nadřízený může v případě nečinnosti zaměstnance nebo změny odpovědností změnit přiřazení úkolů svých zpráv.

Kroky pro přímé nadřízené pro změnu přiřazení úkolů

1. Otevřete Seznam úkolů .
2. Vyberte Všechny úkoly .
3. Klikněte na úkol, který má být znovu přidělen.
4. Klikněte na Znovu přiřazení (pravý horní roh).
5. Vyberte nového vlastníka úlohy .
6. Klepnutím na tlačítko Znovu přiřadit potvrďte změnu.

Změna vlastnictví případu (HR manažer)

Případ použití: Pokud zaměstnanec opouští nebo mění role, HR manažeři mohou změnit přiřazení svých aktivních případů.

Kroky ke změně přiřazení případů

1. Přejděte do Nastavení .
2. V horním menu klikněte na HR .
3. Vyberte možnost Změnit vlastníka případu .
4. Vyplňte následující údaje:
   • Aktuální vlastník – Vyberte zaměstnance aktuálně přiřazeného k případům.
   • Nový vlastník – Vyberte nového vlastníka případu.
   • Šablona procesu – zadejte proces nebo vyberte „Všechny šablony“ pro úplný přenos.
5. Klikněte na Uložit pro potvrzení změn.

Změna proměnných pro budoucí případy

Případ použití: Chcete-li zajistit správné přiřazení budoucích případů, aktualizujte obchodní proměnné.

Kroky k aktualizaci obchodních proměnných

1. Přejděte do Administrace .
2. Vyberte HR Agenda .
3. Filtrujte podle relevantních sloupců (např. Šablona , Obchodní proměnná , Hodnota (uživatel) ).
4. Vyberte případy, které chcete aktualizovat.
5. Klikněte na Změnit uživatele .
6. Vyberte následující možnosti:
   • Případy – Použít změny na vybrané případy nebo všechny budoucí případy.
   • Nový uživatel – Přiřaďte nového odpovědného uživatele.
   • Udělit práva viditelnosti případu – povolte, pokud nový uživatel potřebuje přístup k minulým případům.
7. Potvrďte kliknutím na Uložit .

Přeřazení kompletní agendy od uživatele

Případ použití: Uživatel odchází z firmy a předává celou agendu.

1. Přejděte do sekce Administrace.
2. Vyberte položku HR Agenda.
3. Vyberte možnost Kompletní předání agendy.
4. Vyberte následující možnosti:

• Uživatel - od koho bude agenda předána.
• Předání uživateli - Komu bude agenda předána.

1. Potvrďte kliknutím na tlačítko Uložit.